Claims Management: cómo documentar reclamaciones por gastos no recuperables

¿Qué es un claim y en qué se diferencia de una disputa?

Un claim es una reclamación formal que una parte del contrato presenta a la otra, solicitando el reconocimiento de un derecho: una ampliación de plazo, el pago de gastos adicionales, la compensación por un evento que alteró las condiciones originales del contrato.

El claim es distinto de la disputa: el claim es la etapa de presentación y negociación. La disputa surge cuando la otra parte rechaza el claim o no responde dentro del plazo contractual. Esta distinción importa porque los contratos FIDIC y la práctica internacional establecen plazos específicos para notificar el claim — y si esos plazos no se respetan, el derecho puede perderse aunque el reclamo sea técnicamente válido.

Los tres registros que toda constructora debe mantener desde el día uno

El registro cronológico de eventos
Todo hecho que pueda constituir un evento compensable debe registrarse con fecha, hora, descripción técnica y consecuencia sobre el proyecto. La bitácora de obra es el instrumento legal principal, pero no el único. Los correos electrónicos, las actas de supervisión, las órdenes de trabajo y los reportes fotográficos son parte del expediente.
El registro de impacto económico
El evento existe. El gasto también existe. Pero sin el nexo causal documentado entre el evento y el gasto adicional, la reclamación no tiene base. Este registro debe mostrar, con detalle por actividad y por período, cómo el evento específico generó costos que no estaban previstos en el presupuesto original del contrato.
El registro de comunicaciones contractuales
Las notificaciones al contratante deben seguir el formato y canal previstos en el contrato. Una notificación verbal o por canal no previsto puede ser inválida para efectos contractuales aunque haya llegado al destinatario. El registro de comunicaciones garantiza que el contratante no pueda alegar desconocimiento del evento ni del impacto.

Cómo construir la cadena causal entre el evento y el gasto adicional

La cadena causal es el argumento central de cualquier claim. Debe demostrar:

Que el evento ocurrió en una fecha determinada y es imputable contractualmente al contratante o a un riesgo asignado al contratante en el contrato.
Que el evento alteró la ruta crítica o generó trabajo adicional fuera del alcance original.
Que el contratista notificó el evento en el plazo y forma previstos en el contrato.
Que los gastos adicionales son una consecuencia directa y cuantificable del evento, documentada con facturas, nominas, partes de trabajo y análisis de precios unitarios.

Cada eslabón roto en esa cadena debilita el claim. Un event bien documentado con una cuantificación deficiente pierde. Una cuantificación precisa sin el event documentado también pierde.

Gastos no recuperables: los más frecuentes y su tratamiento contractual

En la práctica de proyectos de infraestructura en México, los gastos no recuperables que más frecuentemente generan claims son:

Costos de equipamiento y mano de obra ociosa durante suspensiones no imputables al contratista.
Gastos de movilización adicional generados por cambios en el programa de obra.
Costos financieros derivados de pagos tardíos de estimaciones.
Gastos de personal administrativo adicional requerido por variaciones en el alcance del proyecto.
Costos de remediación de condiciones del sitio diferentes a las descritas en los documentos licitatorios.

Cada tipo de gasto tiene un tratamiento diferente según el contrato aplicable (LOPSRM, FIDIC Libro Rojo, FIDIC Libro Amarillo) y la distribución de riesgos pactada. Tratar todos los gastos de la misma forma es el error que más frecuentemente debilita una reclamación.

El papel del residente de obra como primer eslabón de la cadena probatoria

En la mayoría de los proyectos donde los claims fracasan, el problema no está en la dirección legal ni en los abogados: está en que el residente de obra nunca recibió instrucciones claras sobre qué documentar, cómo y con qué oportunidad.

El residente es quien está en campo cuando ocurre el evento. Es quien asienta en la bitácora, quien toma las fotografías, quien recibe la instrucción verbal del supervisor. Si no lo documenta en ese momento, la evidencia más importante del claim desaparece o se vuelve irreproducible.

En COMAD, S.C. trabajamos con equipos de obra para implementar protocolos de documentación desde el inicio del proyecto, no cuando el conflicto ya está escalando.